10 Tipps zur strategischen und konzeptionellen Planung in der internen Kommunikation

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Informieren Sie nur oder konzipieren Sie? Zur professionellen internen Kommunikation gehört ein strategisch ausgerichtetes Konzept – sauber in die Gesamtkommunikation integriert! Konzeptionelle Planung unterstützt Sie dabei, materielle und immaterielle Mehrwerte für Ihr Unternehmen zu schaffen. Das erreichen Sie, indem Sie die interne Kommunikation konsequent an der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen ausrichten.

Konzipieren von Kommunikationskonzepten ist wie gutes Kochen: Es bedarf einer strukturierten Vorarbeit, eines klaren Blicks für die Rahmenbedingungen und eines soliden Handwerkszeugs. Damit Ihnen das gelingt, liefert Führmann Kommunikation Ihnen einige ihrer Praxisrezepte:

1. Die Zutaten von A bis Z!

Für ein gelungenes Konzept brauchen Sie eine saubere Analyse, in der die Aufgabenstellung beschrieben und die Ausgangssituation von allen Seiten beleuchtet wird. Sobald die Analyse hieb- und stichfest ist, folgt die Strategieentwicklung. Hier legen Sie fest, welche Ziele Sie bei welchen internen Bezugsgruppen erreichen und auf welche Botschaften und Themen Sie dabei zurückgreifen wollen. Zum Schluss fädeln Sie Ihre Instrumente entlang der Strategie auf und planen sie zeitlich und finanziell. Die Planung von Evaluationsinstrumenten rundet das Konzept ab.

2. Das Ziel festlegen. Wohin wollen Sie?

Nur wenn Sie wissen, was Sie mit der internen Kommunikation erreichen wollen, können Sie loslegen. Die Aufgabe „Ich informiere die Mitarbeiter“ klingt charmant, in der internen Kommunikation brauchen Sie aber feste und messbare Ziele. Präzisieren Sie so genau wie möglich: „Innerhalb von sechs Monaten kennen 95 % aller MitarbeiterInnen die neuen Qualitätsrichtlinien.“ Wichtig ist, die Kommunikationsziele eng an der Unternehmensstrategie auszurichten.

3. Die Bezugsgruppe kennen. Für jeden Geschmack etwas dabei?

Kein Gast ist gleich, und jeder hat einen anderen Geschmack. Das Problem der heterogenen Bezugsgruppen kennen wir in der internen Kommunikation nur zu gut. Hier heißt es, sich aktiv mit der Bezugsgruppe auseinanderzusetzen: Gibt es übereinstimmende Merkmale? Wie kommuniziert sie am liebsten? Was motiviert sie? Welchen Gegenwind könnte es geben? Verlassen Sie den Schreibtisch, stürzen Sie sich ins Getümmel und in den Austausch mit Mitarbeitern und Führungskräften.

4. Die Themen. Was kommt besonders gut an?

In der internen Kommunikation sind die Themen die Geschmacksträger. Spüren Sie die richtigen Themen auf und behalten Sie dabei die Ziele und die Bezugsgruppe im Visier. Worüber sollen oder müssen Sie berichten, damit Sie Ihre gesetzten Kommunikationsziele erreichen? Und was interessiert Ihre Bezugsgruppe überhaupt? Worüber wird gesprochen?

5. Die Instrumente. Das Auge isst mit!

Sind Porzellan und Essen abgestimmt? Prima. Denn Instrumente wirken nur, wenn die Inhalte stimmen. Welches Instrument Sie tatsächlich wählen, hängt von Ihrer Strategie ab. Und ganz wichtig: Auch wenn gerade ein Instrument en vogue ist – Ihre Strategie gibt den Ton an. Nicht umgekehrt.

6. Die Evaluation. War es gut?

Ein guter Koch beobachtet genau, ob das Mahl seinen Gästen geschmeckt hat und strebt nach Verbesserungen. Die Erfolgskontrolle ist absolut notwendig und darf nicht vernachlässigt werden. So erfahren Sie, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben oder ob Sie nachjustieren müssen. Mit der Evaluation zeigen Sie zudem, dass Sie nicht nur mit Worten, sondern auch mit Zahlen umgehen können. Das stärkt Ihre interne Position als Kommunikationsmanager!

7. Die Abstimmung. Viele Köche verderben den Brei!

Das fertig geschriebene Konzept muss abgestimmt werden – ganz klar. Es darf allerdings nicht den roten Faden und die Originalität verlieren. Das passiert leicht, wenn zu viele Beteiligte noch einmal einen Blick darauf werfen und mitreden wollen. Je besser Sie Ihr Konzept durchdacht und Schritt für Schritt aufgebaut haben, desto besser können Sie argumentieren.

8. Die Übung. Es ist noch kein Meisterkoch vom Himmel gefallen!

Auch Kochen will gelernt sein. Und das geht am besten am Herd und mit viel Üben. Verlieren Sie die Scheu und fangen Sie gleich mit dem konzeptionellen Arbeiten an. Entwerfen Sie einen Zeitplan für die verschiedenen Schritte Ihrer Konzeptplanung und halten Sie sich daran. Gerade Anfänger verlieren sich gerne im Detail und liefern eine Doktorarbeit ab.

9. Ehrlichkeit. Nicht um den heißen Brei herumreden!

Proklamationen und Propaganda kommen nirgends gut an – auch in Unternehmen nicht. Die Konzeptionsarbeit sollte mutig Stolperstellen aufnehmen und mit Fingerspitzengefühl bearbeiten. Das ist nicht leicht, aber notwendig. Schönfärberei kommt als Bumerang zurück und zerstört die Kommunikationskultur. Und achten Sie selbst auf Ehrlichkeit: Ist das Konzept realistisch, umsetzbar und durchdacht? Noch nicht? Dann zurück auf „Los“ und nacharbeiten!

10. Nichts wird so heiß gegessen, wie es gekocht wird!

Lassen Sie sich von Trends inspirieren, aber nicht aus der Ruhe bringen. Sie kennen Ihren „Laden“ und Ihre Rahmenbedingungen am besten. Wenn Sie sauber analytisch und strategisch konzipiert haben, wissen Sie, welche Strategie Sie einschlagen und welche Instrumente Sie einsetzten sollten – auch wenn andere Ihnen vielleicht etwas anderes verkaufen wollen.

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