10 Tipps zur strategischen und konzeptionellen Planung in der internen Kommunikation

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Haben Sie Lust, mit einem internen Kommunikationskonzept zu arbeiten? Oder fehlt Ihnen noch der Dreh? Vielleicht kann ich Sie mit einigen Tipps „ködern“, denn ich bin der Ansicht: Zur professionellen internen Kommunikation gehört ein strategisch ausgerichtetes Konzept – sauber in die Gesamtkommunikation integriert!

Entwickeln von Kommunikationskonzepten ist wie gutes Kochen. Es bedarf einer strukturierten Vorarbeit, eines klaren Blicks für die Rahmenbedingungen, eines soliden Handwerkszeugs und einiger Hinweise:

  1. Die Zutaten von A bis Z!

Für ein gelungenes Konzept brauchen Sie eine Analyse, in der die Aufgabenstellung beschrieben und die Ausgangssituation aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet wird. Im Anschluss folgt die Strategieentwicklung. Hier legen Sie fest, welche Ziele Sie bei welchen internen Bezugsgruppen erreichen und auf welche Botschaften Sie dabei setzen wollen. In der Umsetzungsplanung wählen Sie Themen und Instrumente aus. Ein Zeit- und Budgetplan darf nicht fehlen. Die Planung von Evaluationsinstrumenten rundet schließlich das Konzept ab.

  1. Das Ziel festlegen. Wohin wollen Sie?

Nur wenn Sie wissen, was Sie mit der internen Kommunikation erreichen wollen, können Sie loslegen. Die Aufgabe „Ich informiere die Mitarbeiter“ klingt charmant, in der internen Kommunikation brauchen Sie aber konkretere Ziele. Präzisieren Sie so genau wie möglich: „Innerhalb von drei Monaten kennen alle Mitarbeitenden aus der Produktion die neuen Qualitätsrichtlinien.“ Wichtig ist, die Kommunikationsziele eng an der Unternehmensstrategie auszurichten.

  1. Die Bezugsgruppe kennen. Für jeden Geschmack etwas dabei?

Kein Gast ist gleich, und jeder hat einen anderen Geschmack. Das Problem der heterogenen Bezugsgruppen kennen wir in der internen Kommunikation nur zu gut. Hier heißt es, sich aktiv mit den Bezugsgruppen auseinanderzusetzen: Gibt es übereinstimmende Merkmale? Wie kommunizieren sie am liebsten? Was motiviert sie? Welchen Gegenwind könnte es geben? Verlassen Sie den Schreibtisch, stürzen Sie sich ins Getümmel und in den Austausch mit Mitarbeitenden und Führungskräften.

  1. Die Themen. Was kommt besonders gut an?

In der internen Kommunikation sind die Themen die Geschmacksträger. Spüren Sie die richtigen Themen auf und behalten Sie dabei die Ziele und die Bezugsgruppen im Visier. Worüber sollen oder müssen Sie berichten, damit Sie Ihre gesetzten Kommunikationsziele erreichen? Werden die Botschaften transportiert? Und was interessiert Ihre Bezugsgruppe überhaupt?

  1. Die Instrumente. Das Auge isst mit!

Sind Porzellan und Essen abgestimmt? Prima. Denn Instrumente wirken nur, wenn die Inhalte stimmen. Welches Instrument Sie tatsächlich wählen, hängt von Ihrer Strategie ab. Und ganz wichtig: Auch wenn gerade ein Instrument en vogue ist – Ihre Strategie gibt den Ton an. Nicht umgekehrt.

  1. Die Evaluation. War es gut?

Ein guter Koch beobachtet genau, ob das Mahl seinen Gästen geschmeckt hat und strebt nach Verbesserungen. Die Erfolgskontrolle ist absolut notwendig und darf nicht vernachlässigt werden. So erfahren Sie, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben oder ob Sie nachjustieren müssen. Mit der Evaluation zeigen Sie zudem, dass Sie nicht nur mit Worten, sondern auch mit Zahlen umgehen können. Das stärkt Ihre interne Position als Kommunikationsmanager!

  1. Die Abstimmung. Viele Köche verderben den Brei!

Das fertig geschriebene Konzept muss abgestimmt werden – ganz klar. Es darf allerdings nicht den roten Faden und die Originalität verlieren. Das passiert leicht, wenn zu viele Beteiligte im Nachhinein noch einmal einen Blick darauf werfen und mitreden wollen. Je besser Sie Ihr Konzept durchdacht und Schritt für Schritt aufgebaut haben, desto besser können Sie argumentieren. Oder Sie kochen gleich zusammen: Konzepte partizipativ zu erstellen, funktioniert auch sehr gut.

  1. Ehrlichkeit. Nicht um den heißen Brei herumreden!

Proklamationen und Propaganda kommen nirgends gut an – auch in Unternehmen nicht. Die Konzeptionsarbeit sollte mutig Stolperstellen aufnehmen und mit Fingerspitzengefühl bearbeiten. Das ist nicht leicht, aber notwendig. Schönfärberei kommt als Bumerang zurück und zerstört die Kommunikationskultur. Und achten Sie selbst auf Ehrlichkeit: Ist das Konzept realistisch, umsetzbar und durchdacht? Noch nicht? Dann zurück auf „Los“ und nacharbeiten!

  1. Nichts wird so heiß gegessen, wie es gekocht wird!

Lassen Sie sich von Trends inspirieren, aber nicht aus der Ruhe bringen. Sie kennen Ihren „Laden“ und Ihre Rahmenbedingungen am besten. Wenn Sie sauber analytisch und strategisch konzipiert haben, wissen Sie, welche Strategie Sie einschlagen und welche Instrumente Sie einsetzen sollten – auch wenn andere Ihnen vielleicht etwas anderes verkaufen wollen.

  1. Die Übung. Es ist noch kein Meisterkoch vom Himmel gefallen!

Auch Kochen will gelernt sein. Und das geht am besten am Herd und mit viel Üben. Verlieren Sie die Scheu und fangen Sie gleich mit dem konzeptionellen Arbeiten an. Entwerfen Sie einen Zeitplan für die verschiedenen Schritte Ihrer Konzeptplanung und halten Sie sich daran. Gerade Anfänger verlieren sich gerne im Detail und liefern eine „Doktorarbeit“ ab.

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