Persönliche Instrumente in der internen Kommunikation im Überblick

Brauchen wir im digitalen Zeitalter persönliche Instrumente – „Face-to-Face-Instrumente“ – in der internen Kommunikation überhaupt noch? Unsere Erfahrungen während der Pandemiezeit haben doch gezeigt, dass Kommunikation im virtuellen Raum erstaunlich gut funktioniert. In der Alltagskommunikation, wie z. B. Teambesprechungen, kommen wir sogar oft schneller und konzentrierter zum Punkt. 

Trotz aller Vorteile: Viele haben die unmittelbaren Begegnungen mit Kollegen:innen, Führungskräften und Mitarbeitenden vermisst. In einigen Situationen ist es doch nach wie vor wichtig, die „ganze Person“ mit Mimik, Gestik und Körperhaltung erfassen zu können. So lassen sich Inhalte besser deuten. Das sorgt für bessere Akzeptanz von Themen und Entscheidungen.

Wir brauchen den unmittelbaren, persönlichen Kontakt aber auch, um die menschliche Seite der Kommunikation zu erfahren: die soziale Eingebundenheit und Wertschätzung. Auch sollte in Konflikt-, Veränderungs- und Krisensituationen verstärkt auf den persönlichen Austausch gesetzt werden.

Persönliche Begegnungen bleiben also nach wie vor sehr wichtig für die interne Kommunikation. Das zeigt auch der beeindruckende Instrumentenkasten. Um dieser Vielfalt der persönlichen Instrumente eine Struktur zu geben, unterteile ich sie in sechs Kategorien:

• Gespräch
• Besprechung
• Arbeitsformat
• Entwicklungsformat
• Großgruppe
• Event

Natürlich gibt es auch Mischformen: Eine Vollversammlung kann z. B. Besprechungs-, Arbeits- und Großgruppenformate beinhalten. Und wo ich gerade Mischformen anspreche: In Zukunft werden Kommunikationsverantwortliche (weiterhin) verstärkt auf eine Verzahnung von analogen und virtuellen Begegnungen oder auf hybride Formate setzen (müssen).

Persönliche Gespräche in der internen Kommunikation

Die ursprünglichste Form der Kommunikation sind Gespräche, an denen zwei oder mehrere Personen beteiligt sind. Sie finden direkt statt oder über einen Medieneinsatz, z. B. über Telefon, Chat oder Webkonferenzen.

Instrumente der internen Kommunikation und damit auch Gespräche unterliegen dem Zeitgeist. Ein Beispiel: Aus dem etwas steifen „Geschäftsführung vor Ort“ wird das „neudeutsche“ Format „Book your Boss“. Natürlich muss die Bezeichnung zur Kultur und vor allem zum „Boss“ passen.

Zu Gesprächen zählt übrigens auch der informelle Austausch, dessen Wichtigkeit in vielen Unternehmen erkannt wurde: Kaffee-Ecke, Tischkicker und Sofas laden zum spontanen Gespräch ein. Im virtuellen Bereich ist es auch möglich, informell zusammenzukommen, z. B. zu virtuelle Kaffeepausen oder auch in virtuell eingerichteten Pausenräumen.

Besprechungen in der internen Kommunikation

Besprechungen gehört zur formalen (Regel-)Kommunikation, und die Grenze vom Gespräch zur Besprechung ist fließend. Zu einem bestimmten Thema trifft sich ein festgelegter Teilnehmerkreis (analog, digital oder hybrid) und bereitet vor, klärt oder entscheidet.

In vielen Unternehmen sind Besprechungen zu Zeiträubern und zu einem Ärgernis geworden. Für mich sind Besprechungen nach wie vor die Keimzelle der Zusammenarbeit – ob Teammeeting oder Führungskräftetreffen. Mit der Qualität der Kommunikation stehen und fallen die Arbeitsergebnisse.

Arbeitsformate in der internen Kommunikation

Auch hier gibt es eine fließende Grenze zu den Besprechungen. Arbeitsformate zeichnen sich dadurch aus, dass eine überschaubare und crossfunktionale Gruppe von Mitarbeitenden an einem Thema arbeitet, was nicht in Besprechungen geklärt werden kann. Das bekannteste Format ist der Workshop. Vorher festgelegte Ziele und Nutzen geben Orientierung. Eine Person moderiert und achtet auf einen kooperativen Arbeitsstil.

Bei Arbeitsformaten ist die schon angesprochene Vernetzung mit digitalen Medien nützlich. So treffen sich Mitarbeitende analog in einem Workshop, halten die Arbeitsergebnisse digital in einem Wiki fest und klären offene Fragen in einem hybriden Forum.

Entwicklungsformate in der internen Kommunikation

Hier handelt es sich um berufsbezogene Beratungsformen mit dem Ziel, die Qualität der Arbeit, die Selbstwirksamkeit und die Gesundheit der Mitarbeitenden zu fördern. Dabei kann die Personenzahl variieren – je nach Format und Zielsetzung: Ein Coaching findet oft mit einer, Reverse Mentoring mit zwei Personen und Supervision mit einer kleineren Gruppe an Mitarbeitenden statt. Die Formate können analog oder digital sattfinden. Hybride Formate finde ich für diese Art der Zusammenkunft nicht nützlich.

Großgruppenformate in der internen Kommunikation

Langsam entdecken auch Verantwortliche für die internen Kommunikation die Vorteile von Großgruppen, die auch im virtuellen Raum funktioneren. Sie leben von der besonderen Energie, die für Aufbruchsstimmung oder neuen Anschub sorgt. Und sie treffen den Zeitgeist: Ein repräsentativer Querschnitt des Unternehmens arbeitet an Lösungen und gewinnt durch die unterschiedlichen Perspektiven und Kompetenzen neue Erkenntnisse. Komplexe Themen, Entscheidungs- und Kommunikationsprozesse lassen sich schneller bearbeiten. Und auch für die Abbildung von Stimmungsbildern und Analysen eignen sie sich.

Events in der internen Kommunikation

Events zeichnen sich durch eine feste Inszenierung aus, die sich vom Arbeitsalltag abhebt. Sie leben davon, dass Mitarbeitende involviert sind und sich auf einer anderen Art und Weise als im Alltag begegnen können. Kommunikationsbotschaften werden durch ein Event im besten Falle multisensorisch umgesetzt, also z. B. durch eine ansprechende „Location“ und Dekoration, mit Bildern und Videos, mit Catering und Give-Aways.

Durch die Coronazeit mussten viele Events digital stattfinden. Im Moment werden mit hybriden Formaten experimentiert. Die Ergebnisse überzeugen mich bisher noch nicht. Ich bin aber sicher, dass sich die technischen Möglichkeiten so weiterentwickeltn, dass ein „Event-Feeling“ auch digital oder hybrid möglich sein wird.

Überblick der persönlichen Instrumente von A bis Z

Im Laufe meiner Beratungs- und Dozententätigkeit ist eine stattliche Sammlung von Ideen zusammengekommen, die ich Ihnen zur Verfügung stelle. Haben Sie noch weitere Ideen, die Sie teilen wollen? Dann schreiben Sie mir, und ich ergänze diese Liste.

Instrumente der internen Kommunikation strategisch auswählen

Lassen Sie sich von meiner Aufzählung inspirieren, aber nicht verführen. Denn: Instrumente sind Mittel, um eine bestimmte Botschaft in ein Thema verpackt an eine definierte Bezugsgruppe mit einem (SMARTEN) Kommunikationsziel zu transportieren. Instrumente sind also Vehikel und sollten kein Selbstzweck sein. Wählen Sie die Instrumente deshalb konzeptionell-strategsich aus.

Und noch ein Tipp: Klären Sie im Vorfeld mit Ihren Schnittstellen, vor allem mit der Abteilung „Personalentwicklung“ (HR), wer die Verantwortung (oder die Richtlinienkompetenz) für die Instrumente trägt und in welcher Rolle Sie dazu beitragen können, eine wirkungsvolle interne Kommunikation zu schaffen.