Persönliche Instrumente in der internen Kommunikation im Überblick

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Brauchen wir „Face-to-Face-Instrumente“ überhaupt noch im digitalen Zeitalter? Ja, unbedingt: Wir benötigen die unmittelbaren Begegnungen mit Kollegen/-innen, Führungskräften und Mitarbeitern, um ein gemeinsam ein Verständnis zu entwickeln, Widerstände aufzugreifen und Akzeptanz zu fördern. Persönliche Instrumente kommen vor allem in Veränderungs- und Krisensituationen zum Einsatz und dort, wo besondere Wertschätzung vermittelt werden soll.

Es ist also kein Wunder, wenn das persönliche (Fach-)Gespräch nach wie vor das wichtigste Instrument der internen Kommunikation ist. Das zeigt auch der beeindruckende Instrumentenkasten. Um der Vielfalt der persönlichen Instrumente eine Struktur zu geben, unterteile ich sie in sechs Kategorien:

  • Gespräch
  • Besprechung
  • Arbeitsformat
  • Entwicklungsformat
  • Großgruppe
  • Eventpersönliche Instrumente der internen Kommunikation

Natürlich gibt es auch Mischformen: Eine Vollversammlung kann z.B. Besprechungs-, Arbeits- und Großgruppenformate beinhalten.

Persönliche Gespräche in der internen Kommunikation

Die ursprünglichste Form der Kommunikation sind Gespräche, an denen zwei oder mehrere Personen beteiligt sind. Sie finden ohne der mit Medieneinsatz statt z.B. über Telefon oder Chat. Zu Gesprächen zählen übrigens auch der informelle Austausch, dessen Wichtigkeit erkannt wurde: Kaffee-Ecke, Tischkicker und Sofas laden zum Gespräch ein.

Instrumente und damit auch Gespräche unterliegen dem Zeitgeist. Ein Beispiel: Aus dem etwas steifen „Geschäftsführung vor Ort“ wird das Format „Book your Boss“. Natürlich muss das zur Kultur und vor allem zum „Boss“ passen.

Besprechungen in der internen Kommunikation

Die Grenze vom Gespräch zur Besprechung ist fließend. Eine Besprechung gehört zur formalen Kommunikation. Zu einem bestimmten Thema trifft sich ein festgelegter Teilnehmerkreis und bereitet das Thema vor, klärt oder entscheidet. In vielen Unternehmen sind Besprechungen zu Zeiträubern und zu einem Ärgernis geworden. Für mich sind Besprechungen nach wie vor die Keimzelle der Zusammenarbeit – ob Teammeeting oder Führungskräftetreffen. Mit der Qualität der Kommunikation stehen und fallen die Arbeitsergebnisse.

Arbeitsformate in der internen Kommunikation

Diese Formate zeichnen sich dadurch aus, dass eine überschaubare Gruppe von Mitarbeitenden an einem Thema mit begrenzter Zeit arbeitet. Die Arbeit orientiert sich dabei an einem vorher festgelegten Ziel. Eine Person moderiert und achtet auf einen kooperativen Arbeitsstil. Das bekannteste Format ist der Workshop.

Bei Arbeitsformaten ist eine Vernetzung mit digitalen Medien nützlich. So treffen sich Mitarbeitende analog in einem Workshop, halten die Arbeitsergebnisse in einem Wiki fest und klären offene Fragen in einem digitalen Forum.

Entwicklungsformate in der internen Kommunikation

Es handelt sich um berufsbezogene Beratungsformen mit dem Entwicklungsziel, die Qualität der Arbeit, die Selbstwirksamkeit und die Gesundheit der Mitarbeitenden zu fördern. Dabei kann die Personenzahl variieren – je nach Format und Zielsetzung: Ein Coaching findet oft mit einer, Reverse Mentoring mit zwei Personen und Supervision mit einer kleineren Gruppe an Mitarbeitenden statt.

Großgruppenformate in der internen Kommunikation

Großgruppenkonferenzen leben von der besonderen Energie, die für Aufbruchsstimmung oder neuen Anschub sorgt. Im Repertoire der internen Kommunikation sind Großgruppen kaum vorhanden. Dabei treffen sie den Zeitgeist: Ein repräsentativer Querschnitt des Unternehmens arbeitet an Lösungen und gewinnt durch die unterschiedlichen Perspektiven und Kompetenzen neue Erkenntnisse. Komplexe Themen, Entscheidungs- und Kommunikationsprozesse lassen sich schneller bearbeiten. Und auch für die Abbildung von Stimmungsbildern und Analysen eignen sie sich.

Events in der internen Kommunikation

Events zeichnen sich durch eine feste Inszenierung aus, die sich vom Arbeitsalltag abhebt. Sie leben davon, dass Mitarbeitende involviert sind und sich auf einer anderen Art und Weise als im Alltag begegnen können. Kommunikationsbotschaften werden durch ein Event im besten Falle multisensorisch umgesetzt, also z.B. durch eine ansprechende „Location“ und Dekoration, mit Bildern und Videos, mit Catering und Give-Aways.

Überblick der persönlichen Instrumente von A bis Z

Im Laufe meiner Beratungs- und Dozententätigkeit ist eine stattliche Sammlung von Ideen zusammengekommen, die ich Ihnen zur Verfügung stelle. Haben Sie noch weitere Ideen, die Sie teilen wollen? Dann schreiben Sie mir, und ich ergänze diese Liste.

Persönliche Instrumente von A bis Z

  • Alumnitreffen
  • Appreciative Inquiry Summit
  • Seniorentreffen
  • Ansprache
  • Ausflug
  • Ausstellung
  • Befragung
  • Besprechung
  • Betriebsversammlung
  • Book your Boss
  • Business Breakfast
  • Business Review/Business Conference
  • Business-Theater
  • Coaching
  • Coffee Corner/Coffee Talk
  • Communities of Practise/Expertise
  • Culture Club
  • Daily Walk
  • Einführungsveranstaltung
  • Event
  • Forum
  • Frühstück mit der Geschäftsführung
  • Führungskräftemeeting
  • Fußballturnier
  • Geschäftsführung vor Ort
  • Gespräch, z.B. Personalgespräch, Mitarbeitergespräch, Entwicklungsgespräch, Feedbackgespräch, Rückkehrgespräch
  • Get-together
  • Großgruppenveranstaltungen, z.B. Open Space, World-Café, Zukunftskonferenz
  • Hausmesse
  • Hearing
  • Hotline
  • Jour Fixe
  • Jubiläum
  • Kamingespräch
  • Kochevent
  • Konferenz
  • Local Management Forum
  • Management by walking-around
  • Mediation
  • Meet and Eat/Lunch and Meet
  • Meet the Board
  • Mentoring/Reverse Mentoring
  • Podiumsdiskussion/interne Talkshow
  • Real Time Strategic Conference
  • Round Table
  • Open Space-Veranstaltung
  • Schulungen
  • Seminare
  • Soap Box
  • Sommer-/Weihnachtsfest
  • Sounding Board
  • Sprechstunde/„Of­fene Tür“/Talk Time
  • Stammtisch
  • Stand-up
  • Strategiedialog
  • Supervision
  • Tag der offenen Tür
  • Teamentwicklung
  • Telefongespräch
  • Townhall Meeting
  • Trainings
  • Veranstaltung
  • Vertrauensperson
  • Vollversammlung
  • Vortrag
  • Work Café
  • World Café
  • Workshop
  • Zukunftskonferenz

Instrumente der internen Kommunikation strategisch auswählen

Lassen Sie sich von der Aufzählung inspirieren, aber nicht verführen. Denn: Instrumente sind Mittel, um eine bestimmte Botschaft in ein Thema verpackt an eine definierte Bezugsgruppe mit einem (SMARTEN) Ziel zu transportieren. Instrumente sind also Vehikel und sollten kein Selbstzweck sein. Wählen Sie die Instrumente deshalb strategisch-konzeptionell aus.

Und noch ein Tipp: Klären Sie im Vorfeld mit Ihren Schnittstellen, vor allem mit der Abteilung „Personalentwicklung“, wer die Verantwortung (oder die Richtlinienkompetenz) für die Instrumente trägt und in welcher Rolle Sie dazu beitragen können, eine wirkungsvolle interne Kommunikation zu schaffen.

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