Brauchen Sie mehr Freiraum für Ihre Arbeit in der internen Kommunikation? Würden Sie gerne mehr Zeit in die Aufgaben stecken, die Ihnen mehr Wirkung versprechen? Und würden Sie sich gerne dafür von einigen Aufgaben verabschieden? Dann empfehle ich Ihnen die Aufwand-Wirkung-Matrix.
Mit ihr können Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Verpflichtungen Sie getrost streichen sollten. Und in welche Aufgaben Sie wegen einer hohen „Ausbeute“ mehr Zeit stecken können. So gehen Sie dabei vor:
1. Schritt: Listen Sie Ihre täglichen Aufgaben auf.
Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie zurzeit bewältigen. Falls es Ihnen im Moment schwerfällt, können Sie diese Liste auch über mehrere Tage vervollständigen. Nehmen Sie sich dafür kurz vor Feierabend fünf Minuten Zeit.
Ist Ihre Liste vollständig? Dann öffnen Sie anschließend diese Aufwand-Wirkungs-Matrix als PDF und verschaffen Sie sich einen Überblick.
2. Schritt: Definieren Sie Ihr Verständnis von Aufwand und Wirkung.
Aufwand: Das kann zum Beispiel der zeitliche oder der personelle Aufwand sein. Sie können aber auch den energetischen Aufwand berücksichtigen: Wie groß ist Ihre Lust oder Ihr Unmut? Dinge, die Spaß machen, gehen schneller und leichter von der Hand. Oder Sie bewerten alle drei Aspekte zusammen.
Wirkung: Welche Wirkung wollen Sie für diese Matrix in Betracht ziehen? Soll das strategische Ziel in der gesamten Organisation erreicht werden, geht es Ihnen um einzelne operative Ziele oder – was ich auch legitim finde – wollen Sie Ihren Chef beeindrucken, um die Akzeptanz für die interne Kommunikation zu erhöhen?
3. Schritt: Sortieren Sie Ihre Aufgaben in die Aufwand-Wirkungs-Matrix.
Wählen Sie nun die entsprechenden Quadranten für Ihre Aufgaben. Fertig? Lassen Sie das Ergebnis noch etwas wirken und beginnen Sie dann mit einer Auswertung.
4. Schritt: Werten Sie Ihre Aufgaben aus.
I. Quadrant – hohe Wirkung – geringer Aufwand
Hier halten Sie Ihre Trümpfe in der Hand. Freuen Sie sich über diese Schätze. Wenn Sie wollen, können Sie überlegen, wie Sie diesen Bereich noch ausbauen.
II. Quadrant – hohe Wirkung – hoher Aufwand
Hier wird wahrscheinlich ein Hauptteil Ihrer Arbeit liegen. Haben Sie Ideen, wie Sie den Aufwand bei der einen oder anderen Tätigkeit so verringern, dass sie zu einem „Trumpf“ werden kann?
III. Quadrant – geringe Wirkung – geringer Aufwand
Kaum Einsatz, kaum Gewinn? Das muss nicht schlecht sein, aber ist es tatsächlich sinnvoll? Was können Sie streichen? Falls Sie zögern: Was brauchen Sie, um Aufgaben mit bestem Gewissen zu streichen?
IV. Quadrant – geringe Wirkung – hoher Aufwand
Viel Arbeit, wenig Ertrag? Autsch. Hier sollten Sie überlegen, ob Sie die Aufgaben tatsächlich erledigen müssen. Haben Sie einen guten Grund, sich um diese Aufgaben zu kümmern? Falls nicht: ersatzlos streichen und sich über den Freiraum freuen.
5. Schritt: Setzen Sie Veränderungen um.
Welche Veränderungsideen haben Sie im Sinn, wenn Sie nun auf die Matrix blicken? Planen Sie ein, zwei, drei kleine Verbesserungen und setzen Sie sie gleich um. Und beobachten Sie in nächster Zeit, ob tatsächlich eine Besserung eintritt.
Eine Variante für die Aufwand-Wirkungs-Matrix: Instrumenteneinsatz
Diese Matrix ist auch hilfreich, um Ihren Instrumenteneinsatz zu überprüfen. Listen Sie zunächst alle Instrumente der internen Kommunikation auf, z. B. Newslist im Intranet, Mitarbeiter-App, Weihnachtsevent. Überlegen Sie dann: Wie hoch ist der Aufwand, die Instrumente einzusetzen, und wie hoch ist die Wirkung auf die Bezugsgruppen oder auf die Kommunikationsziele? Sortieren Sie die Instrumente in die entsprechenden Quadranten und bewerten Sie abschließend: Welches Bild ergibt sich? Was wollen oder müssen Sie ändern?
